Politique de confidentialité

ImmoAdmin est un logiciel de gestion locative. Selon votre rôle, les renseignements traités diffèrent :

• Propriétaires et gestionnaires — identité, coordonnées, immeubles et logements, données de facturation et d'abonnement, renseignements fiscaux liés aux relevés (RL-31), coordonnées de versement.
• Locataires — identité, coordonnées, bail et logement, loyers et historique de paiement, demandes de maintenance, communications et documents liés à la location.
• Candidats à la location — renseignements du dossier de candidature et, si une enquête de crédit est demandée, les renseignements du parcours de consentement dédié (voir la section Enquêtes de crédit).
• Délégués et employés — identité, coordonnées et journal des accès accordés par le propriétaire.
• Visiteurs du site — renseignements des formulaires de contact ou d'inscription et témoins de navigation (voir la politique de cookies).

Certains parcours recueillent des renseignements de nature plus sensible (p. ex. les renseignements nécessaires à une enquête de crédit, une date de naissance ou des coordonnées bancaires). Ces collectes passent par un consentement exprès et distinct, au moment de la collecte.

• Formulaires d'inscription, de contact ou de candidature
• Utilisation du service : renseignements saisis par vous, votre propriétaire/gestionnaire ou votre locataire dans le cadre de la gestion locative
• Documents téléversés (baux, factures, preuves d'assurance, pièces de dossier)
• Communications par courriel, SMS, téléphone ou clavardage
• Navigation sur le site (témoins et technologies similaires — voir la politique de cookies)
• Données techniques : adresse IP, journaux de sécurité et, à l'inscription, une empreinte d'appareil — utilisées pour la sécurité, la prévention de la fraude et la preuve des consentements

Vos renseignements sont utilisés pour :

• Fournir le service de gestion locative : baux et renouvellements, loyers et paiements, maintenance, communications, documents, rapports
• Exécuter les services demandés à la pièce : bail TAL, enquête de crédit, prélèvements préautorisés (PAD), import de documents, courrier recommandé électronique (ImmoNotif)
• Assurer le support client et la sécurité du service (authentification, prévention des abus)
• Facturer les abonnements et services
• Respecter nos obligations légales et fiscales

Nous recueillons votre consentement au moment pertinent de chaque parcours : à l'inscription, à l'activation de votre portail, et par des consentements distincts et explicites pour les traitements plus sensibles (enquête de crédit, prélèvements préautorisés, courrier recommandé électronique, signature électronique). Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant à info@immoadmin.ca, sous réserve des obligations légales ou contractuelles applicables.

Votre consentement à recevoir des courriels est recueilli à l'inscription et horodaté. Vous pouvez vous désabonner des courriels commerciaux en tout temps via le lien de désabonnement présent dans ces courriels ou en nous écrivant ; les courriels liés au fonctionnement du service (sécurité, reçus, avis de service) continuent tant que votre compte est actif.

Pour fournir le service, nous communiquons des renseignements aux fournisseurs suivants, dans la mesure nécessaire à leur fonction :

• Nos principaux fournisseurs (Supabase, Stripe, Twilio, Resend, Groq, Google, Anthropic) intègrent des conditions de traitement des données à leurs conditions de service.
• Les coordonnées bancaires saisies pour les paiements sont transmises à nos fournisseurs de paiement et ne sont pas conservées par ImmoAdmin.
• Vos renseignements peuvent aussi être communiqués aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

Nos données sont hébergées auprès de fournisseurs situés aux États-Unis. Certains fournisseurs traitent des renseignements ailleurs au Canada (SingleKey — Toronto ; Zūm Rails) ou dans l'Union européenne (CloudConvert — Allemagne).

Nous limitons les renseignements communiqués à ce qui est nécessaire à chaque fonction et appliquons les mesures de sécurité décrites plus bas.

L'assistant et les outils d'analyse (import de documents, extraction de factures et de baux) transmettent les documents et le contexte de conversation à Anthropic (États-Unis), qui ne les utilise pas pour entraîner ses modèles (engagement contractuel par défaut) et les supprime de ses systèmes dans les 30 jours, sauf obligation légale ou signalement de sécurité (conservation alors possible jusqu'à 2 ans).

La dictée vocale est transcrite par Groq (États-Unis). Les documents importés peuvent être convertis par CloudConvert (Allemagne).

L'assistant ne prend pas de décision à votre place : les actions sensibles exigent une confirmation humaine explicite, et l'assistant ne peut ni lancer une enquête de crédit ni effectuer un paiement.

Les enquêtes de crédit sont réalisées par notre partenaire SingleKey (Toronto), auprès duquel le candidat fournit son consentement dédié ; SingleKey traite les renseignements nécessaires à ce service. Le rapport est remis au propriétaire, qui prend lui-même sa décision.

Certains modules calculent des indicateurs de gestion (p. ex. l'historique de paiement d'un bail en cours) pour aider le propriétaire à prioriser ses suivis. Ces indicateurs sont des aides à la décision : aucune décision vous concernant n'est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, sans intervention humaine.

Vos renseignements sont conservés pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, puis détruits, sous réserve des durées de conservation exigées par la loi. Durées clés :

• Suppression de compte — effective 30 jours après la demande. Certains registres sont conservés au-delà lorsque la loi l'exige : les preuves de transmission ImmoNotif (cadre de la LCCJTI) et les factures (obligations fiscales).
• Enquêtes de crédit — les renseignements liés aux enquêtes sont détruits 180 jours après la fin de la finalité (identifiants directs et indirects, copies incluses) ; seule la preuve du consentement est conservée.
• Consentements — les preuves de consentement (version, date, contexte) sont conservées tant qu'elles sont nécessaires pour démontrer nos obligations.

Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité des renseignements : chiffrement des communications (TLS), authentification à deux facteurs sur les portails, contrôles d'accès par rôle, stockage de fichiers privé (accès par liens signés à durée limitée), limitation de débit et minimisation des données transmises à nos outils de télémétrie.

Aucun système n'est infaillible ; en cas d'incident, la procédure ci-dessous s'applique.

Tout incident de confidentialité est consigné à un registre dédié. S'il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, et prenons les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice.

Le détail des témoins utilisés — essentiels et mesure publicitaire (Meta Pixel, avec consentement seulement) — est présenté dans notre politique de cookies. Le pixel publicitaire n'est jamais chargé sans votre consentement.

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Accéder à vos renseignements personnels
• Demander la rectification d'informations inexactes
• Retirer votre consentement, lorsqu'applicable
• Obtenir des renseignements sur l'utilisation de vos données
• Portabilité : recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (export disponible dans Paramètres › Données)
• Demander la suppression de votre compte et de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation décrites plus haut)

Nous pouvons modifier cette politique. La version à jour est publiée sur cette page avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous diffusons l'information par les moyens appropriés (avis sur le site ou courriel) et, lorsque la loi l'exige, nous recueillons de nouveau votre consentement.